In 10 stappen je webinar software selecteren.

Webinar software speelt een steeds grotere rol in het succes van online ondernemen. Het is de stuwende kracht voor een wereldwijd bereik. Webinars zijn gemakkelijk toegankelijk voor miljoenen internet gebruikers. Ontstaan als groupware richtte de software in de beginfase zich vooral op groepsdiscussies, planningen, opleidingen en het delen van documenten.

Tot voor kort waren online seminars vaak moeilijk en te kostbaar. Te dure webinar tools, te weinig bandbreedte en complexe software. Maar inmiddels staat de vooruitgang niet stil en is webinar software uitgegroeid tot een veelzijdige tool. Tools die in staat zijn om alle communicatie-technologieën en software, audio, video, tekst en andere vormen van live interactie te combineren en te integreren.

Waar moet je op letten bij je keuze van webinar software?

1. Ondersteunt de tool deelname en beheer via zowel Windows, Apple en mobiele apparaten?

   Steeds meer bedrijven gebruiken Apple en mobiele apparaten. Het wordt dus steeds belangrijker dat deelnemers het webinar vanaf een Mac of mobiel apparaat kunnen volgen. Maar ook jij als organiser wilt wellicht vanaf je Mac of iPad het webinar organiseren.

2. Is de software webbased?

   Het is belangrijk dat de deelnemers weten dat deelname met alle populaire browsers eenvoudig mogelijk is. Sommige leveranciers bieden een 24/7 test login aan. Zo kunnen deelnemers zelf testen of alles werkt. Zo komen je deelnemers niet voor verrassingen te staan bij de start van jouw webinar.

3. Ondersteunt de tool het aanmeldproces voor het webinar?

   Het is handig als de tool tevens het aanmeldproces ondersteunt. Bij mijn eerste webinars vond ik het zeer prettig dat de tool voor mij de registraties afhandelde. Dat scheelde mij veel tijd. Inmiddels gebruik ik mijn e-mail marketing en autoresponder software. Zo kan ik mijn marketing strategie effectiever uitvoeren.

4. Is het mogelijk om naast geluid via je computer ook per telefoon deel te nemen zonder hoge kosten?

   Dit is vooral handig als je deelnemers of jij als organiser onverwacht traag internet hebt. Door het geluid via de telefoon te doen is er voldoende bandbreedte voor het beeld. Bij een van mijn webinars heeft een deelnemer alleen geluisterd via zijn mobiele telefoon omdat hij geen internet bereik had. Hij was mij heel dankbaar voor de mogelijkheid om ook te kunnen inbellen.

5. Is het mogelijk om als presentator je webcam te delen met de deelnemers?

   Je webcam gebruiken heeft voor- en nadelen. Belangrijk voordeel is dat deelnemers jou live zien. Een groot nadeel is dat een webcam (veel) extra bandbreedte vraagt. Maar ook moet jij als presentator goede verlichting hebben zodat je goed in beeld komt. Daarnaast bestaat de kans dat deelnemers door de webcam beelden worden afgeleid van jouw boodschap, zowel visueel als gesproken.

6. Biedt de software de mogelijkheid van dynamische presentaties?

   Kun je jouw beeldscherm of het beeldscherm van een van de presentatoren live delen? Dit geeft jou extra flexibiliteit. Naast een powerpoint kun je dan ook bijvoorbeeld software en webpagina’s eenvoudig laten zien. Bij sommige systemen moet je vooraf de presentatie uploaden. Je bent dan beperkt in je flexibiliteit.

7. Is er een chat functie beschikbaar?

   Chatfuncties zijn er in verschillende vormen. Alleen met de organisers of ook openbaar tussen deelnemers. Chatten tussen deelnemers geeft interactie, maar leidt de deelnemers ook af van jouw boodschap.

8. Is er een mogelijkheid voor polls in het webinar?

   Door een of meer polls kun je de aandacht van je deelnemers beter vasthouden.

9. Is er een helpdesk, telefonisch, via e-mail of een online FAQ?

   Let bij internationale software op de openingstijden. Het is onhandig als door het tijdverschil de helpdesk alleen ’s avonds en ’s nachts bereikbaar is. Een 24/7 helpdesk biedt dan grote voordelen. Terwijl het hier half elf ’s ochtends was ben ik perfect geholpen door de helpdesk in Seattle, waar het half twee ’s nachts was.

10. Wat is het licentie model?

    Zijn er kosten voor de deelnemers? Er zijn tools met een vast bedrag per maand, zonder kosten voor deelnemers. Maar er zijn ook tools waar deelnemers aan een webinar een duur nummer moeten bellen om deel te kunnen nemen. Als je een webinar voor eigen medewerkers organiseert betaal jij als organisatie dus de kosten. Dit kan oplopen tot duizenden euro’s per webinar. Let dus goed op de kosten voor jou als organiser, maar ook voor de deelnemers.

Het webinar software aanbod is groot met een breed scala aan opties en diverse prijzen. Allemaal met hun eigen sterke en zwakke punten.

Webinar-expert tip

De leverancier moet jou overtuigen door informatie op zijn website dat zijn software de meest geschikte is voor jouw situatie. Dat kan ook door een gratis proef-licentie voor een beperkte periode. Bijna alle webinar software kun je op deze wijze gratis testen. Vaak is wel het aantal deelnemers beperkt of zijn andere opties niet of beperkt beschikbaar. Soms heb je ook een creditcard nodig om je te registreren. Let er dan goed op dat de proef-licentie niet automatisch overgaat in een betaalde licentie.