Online vergadertechnieken voor meer effectiviteit met GoToMeeting

Vijf jaren geleden was voor de meeste mensen het reguliere vergaderen (face-to-face) standaard. Nu is online vergaderen meer en meer de standaard geworden.

Voor deze manier van vergaderen zijn speciale vergadertechnieken. Je zit tenslotte niet in hetzelfde vertrek. Andere regels worden online toegepast. Met GoToMeeting wordt hier natuurlijk rekening mee gehouden. Nieuwsgierig? Meld je dan aan en probeer het gewoon gratis uit.

De online vergadertechnieken

Hieronder in ieder geval vergadertechnieken die je toe kunt passen in je online meetings.

• Op tijd zijn
  Net zoals in de ‘regulier’ vergadering is het handig op tijd te zijn. Test ook nog even alles van tevoren en maak het jezelf comfortabel. Benut de 5 minuten voor je online meeting verstandig.

• Goed geluid
  Zorg ervoor dat je goed verstaanbaar bent en dat je anderen goed hoort. Je kunt hiervoor professionele apparaten aanschaffen maar over het algemeen is een headset voldoende (zie ook ‘Problemen met audio zijn vaak simpeler dan gedacht’.

• Deelnemers, sprekers introductie
  Heb je gastsprekers? Zorg er dan voor dat deze op een goede manier aan de andere deelnemers is geïntroduceerd. Laat ook iedereen weten wie er zoal deelnemen. Iedereen zit op een andere locatie en het is leuk om te weten waar.

• Show interesse via webcam
  Als je webcam gebruikt, zorg dan dat je interesse toont. Presenteer jezelf op een respectabele manier. Denk ook na over je gezichtsuitdrukkingen en andere lichaamstaal. Dit is bijna zo echt als in de ‘reguliere’ vergaderstijl.

• Reduceer afleiding
  Laat je niet onnodig afleiden. Ook al denk je gemakkelijk over multitasking, bijvoorbeeld je email checken, dit is merkbaar. Dus doe dit net zo als bij een ‘reguliere’ vergadering.

• Onnodige apps open
  Ga je jouw scherm delen? Zorg er dan voor dat je alleen relevante pagina’s en vensters open hebt. Sluit met name de persoonlijke applicaties zoals je email.

• Gebruik ‘mute’
  Niets is vervelender als storende achtergrondgeluiden. Ook al fluiten de vogels zo vrolijk, het blijft storend in je online meeting. Net zoals deelnemers hun microfoon op ‘mute’ hebben, moet ook jij als je niet spreekt dit doen. Het verhoogt de kwaliteit.

• Vragen via chat
  Het blijft altijd lastig het goede moment te vinden om je vraag te stellen, zelfs in ‘reguliere’ vergaderingen. Virtueel is dit opgelost met het virtuele handje opsteken. Toch is het beter vragen per chat te laten stellen. Jij kan de pauze maken en beantwoorden. Of aan het einde de vragen beantwoorden.

• Betrek iedereen
  Zoals bij elke vergadering zijn er altijd de stille deelnemers. Probeer iedereen aan te moedigen actief deel te nemen. Vraag eventueel direct de deelnemer om zijn of haar mening.

• Wees tijdsbewust
  Niemand houdt ervan als vergaderingen uitlopen. Online kunnen deelnemers gemakkelijk de app sluiten. Zorg ervoor dat je de vergadering sluit als alle agendapunten zijn besproken. Oefen om de meeting in ieder geval 5 minuten voor de tijdsduur te beëindigen.

Heb jij nog meer tips? Laat ze dan als reactie hier achter. Dan ben ik, en alle andere lezers, jou zeer dankbaar.

Wil je GoToMeeting uitproberen en deze vergadertechnieken toepassen? Neem dan contact met mij op of meld je aan via deze link.