videoconference: 3 redenen voor zakelijk gebruik
Raak jij ook in de war als iemand zegt “videoconference”, “webinar” of “webcasting”? Door de snelle opkomst van internet is het aantal mogelijkheden om te communiceren enorm toegenomen. In mijn vorige blogs stonden webinars centraal. In deze blog ga ik in op 3 redenen om videoconference zakelijk te gebruiken. Privé gebruik je wellicht Skype of Facetime. Zakelijk gebruik stelt echter andere eisen: beschikbaarheid, kwaliteit en beveiliging zijn veel belangrijker.
Videoconference
Een videoconference is vergelijkbaar met een vergaderzaal. Alleen is een videoconference een online vergaderzaal. Ook wel virtuele vergaderzaal genoemd. Deelname is eenvoudig. Grotere organisaties hebben vaak een speciale videoconference ruimte met speciale apparatuur. Maar tegenwoordig is deelname aan de videoconference via je computer, laptop of simpelweg via een app op je telefoon of tablet mogelijk.
1. Videoconference: elkaar horen en zien, via de webcam
Een van de grootste voordelen van videoconferencing, is het feit alle deelnemers via de webcam elkaar kunnen zien. Zo hebben alle deelnemers face-to-face contact tijdens het communiceren met elkaar. En kun je de lichaamstaal lezen. Dit kun je gebruiken, net als in een echter vergadering, om belangstelling en interactie hoog te houden. Dit kan niet met een teleconference of audioconference. Een videoconference kun je al doen met zijn 2-en. Maar ook met een grotere groep. Het maximaal anatal deelnemers varieert per aanbieder, van 2 tot vaak 25. Want net als bij echte vergaderingen is het simpelweg zeer moeilijk om effectief te communiceren als de groep te groot is.
2. Videoconference: je beeldscherm delen
Verder kun je in een videoconference je beeldscherm delen. Dat is handig. Zo kun je een (PowerPoint) presentatie laten zien. Maar ook een excel sheet, een word bestand, internetpagina’s en online programma’s. Kortom, alles wat je zelf op je scherm kunt zien, kun je eenvoudig delen. Per videoconference aanbieder verschillen de mogelijkheden en functies. Soms ook afhankelijk van je abonnement. De mogelijkheden van betaalde diensten zijn altijd uitgebreider dan de gratis tools. Veel voorkomende functies bij video conferencing zijn: chat, aanwijspijlen, markers en whiteboards. Ook kan vaak de organisator tijdens de videoconference zorgen dat een andere deelnemer zijn scherm deelt. Zo wordt online samenwerken wel heel makkelijk.
3. Videoconference: besparing op reiskosten en reistijd.
Een van de grootste voordelen van videoconference is reistijd. Je bent geen kostbare tijd meer kwijt aan reizen naar klanten en leveranciers. Daardoor heb je ook veel minder reiskosten. Zeker in deze economische crisis waarin de brandstofprijzen flink gestegen zijn is dat een belangrijk argument voor bedrijven om videoconference te gaan doen. Voor mijn slimmer werken, slimmer reizen scan met de MKB-mobiliteitsvoucher maak ik gebruik van videoconference. Hierdoor kan ik deze scan uitvoeren zonder een kilometer te rijden. Ik noem hem ook de nul-kilometer scan. Hiermee draag ik zelf direct bij aan vermindering van de files. Ik ben er trots op dat ik door het gebruik van videoconference software van 70.000 km per jaar naar 35.000 km per jaar gegaan. En van 2 naar 1 auto. Zo draag ik direct bij aan minder CO2.
Een van mijn klanten gaat 2 keer per maand videoconference gebruiken voor zijn salesmeeting met zijn Duitse bedrijf. Hierdoor bespaart hij wekelijks 4 uur reistijd en rijdt 400 kilometer minder. Dat is een kostenbesparing van al snel € 1.000 per maand. Door gebruik van de grote mobiliteitsvoucher betaalt hij het eerste jaar slechts 1/3 deel zelf. Dit betekent dat hij binnen 1 maand zijn investering voor het gehele jaar al heeft terugverdiend.
Wil je snel starten? Mijn tips “In 10 stappen je webinar software selecteren” zijn ook handig voor het selecteren van je video conference software. Door het gebruik van software voor videoconferene en webinars combineer ik mijn passie voor reizen met het wereldwijd ondernemen. Ik wens je veel succes en plezier met je eerste video conference.