Jij geeft een webinar, een online meeting.
Deze online meeting ga je op een bepaald moment afsluiten. Hoe doe je dat?
Zoals het tijdig afsluiten, ruimte voor vragen, een bedankje en/of jouw aanbod doen. Eigenlijk is een online meeting net zoals een gewone vergadering.
Het zou toch gek zijn als je als presentator of host simpelweg je jas aantrekt en de ruimte uitloopt. Hetzelfde is online. Je hebt een meeting en dan opeens: “Dit was het dan, tot ziens!”, en je zet het beeldscherm op zwart.
Tips voor online meeting afsluiten
Ik geef je 5 tips. Deze tips helpen je echt je meeting af te sluiten met een voldaan gevoel. Ze zorgen ervoor dat iedereen tot het einde blijft en niet bij het einde zo snel mogelijk de ‘kamer’ verlaat.
- Plan zodat je op tijd klaar bent: 10 minuten vóór tijd
Een meeting die zijn geplande tijd overschrijdt wordt als niet actief ervaren. Het menselijke brein neemt weinig tot niets op bij een te lang verhaal. Als men weet dat een meeting slechts 60 minuten duurt dan worden vaak ook de hersenen hierop ingesteld.
Neem aan het einde 10 minuten de tijd om echt af te sluiten. Dan heb je de aandacht. Aandacht die je echt goed kunt gebruiken. Wat jij nu hier zegt, wordt vaak het beste onthouden.
2. Doe die samenvatting!
Het wordt overal wel genoemd. Het is dan ook echt belangrijk als je een meeting afsluit. Het samenvatten geeft iedereen nog even de gelegenheid het hele verhaal in het kort te horen. Zo is iedereen er zeker van dat al het belangrijke waargenomen is. Een tip hierbij is om de deelnemers te vragen wat de belangrijkste punten zijn.
3. Noem nog eens die voorgenomen acties en deadlines
Net zoals het samenvatten zijn de voorgenomen acties goed om nog even te noemen. Het is fijn als iedereen weet wat er precies van hem of haar verwacht wordt. Doe je dit zorgvuldig, dan kunnen de minutes overgeslagen worden. Neem je de meeting op dan kan je ook dit stukje eruit knippen en deze naar iedereen toesturen. Hoe handig is dat Probeer het opnemen 30 dagen vrijblijvend met GoToMeeting.
4. Verzamel feedback
Heb je de tijd in de laatste 10 minuten ga dan snel nog even wat feedback verzamelen. Je kunt zo jezelf verbeteren maar het wordt ook als prettig ervaren. Jij toont immers interesse in de mening van iemand anders. Zorg er wel voor dat je het kort houdt. Stel geen ingewikkelde open vragen maar hou het praktisch.
5. Een meeting positief afsluiten
Sluit op een positieve manier af. Je bedankt iedereen voor zijn of haar aandacht maar je kunt dit ook iets persoonlijker maken. Noem de naam van die persoon. Geef aan dat je het zelf ook als prettig hebt ervaren. Benadruk het effect van de meeting.
Kortom, een meeting afsluiten klinkt als de normaalste zaak van de wereld. Maar sta er toch bij stil. Afsluiten op een goede manier maakt of breekt je meeting.
Laat hieronder weten hij jij je meetings afsluit, off line en online.
