Hoe organiseer je effectief een webinar? Is dat nu moeilijk of niet?
Het is niet zo moeilijk als je misschien wel denkt. Je kunt ook je webinar organiseren als je in andere tijdszone bent. Een goed gepland en voorbereid webinar, is iets wat iedereen met succes kan uitvoeren. Maar zoals alle nieuwe dingen is je eerste zelf georganiseerde webinar best eng.
- Welke webinar software is voor mij het meest geschikt?
- Hoe krijg ik voldoende deelnemers?
- Hoeveel tijd van te voren moet ik het aankondigen?
- Doet de techniek het? Wat als de techniek toch faalt?
- Hoe zorg ik voor een goede follow up?
Het is een feit dat als alles goed gepland is, je een hoog succespercentage zult bereiken.
STAP 1: Kies je webinar software en maak je eigen account aan!
Dat kan bij een van de vele service aanbieders van webinarsoftware. Zelf gebruik ik GoToWebinar van Citrix. Dit systeem is zeer stabiel, en wordt wereldwijd in kleine en grote organisaties gebruikt en Citrix is voor veel IT afdelingen een bekende leverancier. De webinarsoftware zorgt ervoor dat 2 tot zelfs 1000 mensen gelijktijdig jouw webinar kunnen volgen, waar ook ter wereld. Met de software kun je eenvoudig het webinar voorbereiden, beheren en opnemen.
Natuurlijk zijn er ook gratis aanbieders. De ervaring leert echter dat als je investeert in een betaalde aanbieder de kwaliteit van je webinarsoftware hoger is. Je wilt toch niet dat je webinar niet door kan gaan omdat de gratis aanbieder te weinig capaciteit heeft?
STAP 2: Maak een planning met checklist en draaiboek
Een goede voorbereiding zorgt dat je je zekerder voelt. Maak een planning voor je webinarvoorbereiding. Een korte checklist helpt je dat je niets vergeet. En natuurlijk een draaiboek van je webinar. Hierdoor weet je wanneer en wat je wilt gaat doen.
STAP 3: Selecteer een gepast onderwerp.
JIJ bent de expert in het webinar. Deelnemers komen voor JOU. Neem een onderwerp waar je je echt comfortabel bij voelt om over te praten. En als expert ben jij in staat om vragen te beantwoorden.
STAP 4: Nodig mensen uit om je webinar bij te wonen en zich aan te melden.
Je kunt dit doen met behulp van de webinarsoftware die je beschikbaar gesteld hebt gekregen. Daarnaast kun je je eigen maillijst gebruiken, Linkedin, Facebook en Twitter om je webinar onder de aandacht te brengen in je netwerk.
STAP 5: Doe een dry-run.
Dit is letterlijk droog-oefenen. Start de webinarsoftware, de opname en de presentatie. Hierdoor ben je bekend met de software. Als je gewend bent voor een volle zaal te staan kan het spreken tegen een scherm onnatuurlijk zijn. Door deze dry run doe je hier ervaring mee op en heb je straks minder zenuwen. Ook check je hier je checklist en draaiboek, en vul je deze eventueel aan. Zo ben je goed voorbereid. Nodig eventueel enkele mensen uit voor de dry-run uit je netwerk. Zorg wel dat de deelnemers je eerlijke feedback geven. Familie en vrienden durven dat lang niet altijd.
STAP 6: Zorg voor een host bij je eerste webinar.
Je bent klaar om je eerste eigen webinar te geven. Wellicht vind je het heel eng, maar maak je geen zorgen. Als je een beetje zenuwachtig bent is dat volkomen normaal. Wel is het handig om een host te hebben. Een host bij je eerste webinar kan de opname starten, de introductie doen, de chat coördineren en de vragensessie leiden. De host zorgt dat de techniek werkt en jij je kunt focussen op de inhoud. Als er iets fout gaat lost hij/zij het op zodat je publiek er weinig van merkt en de impact minimaal is.
STAP 7: Neem je webinar op.
Zorg er voor dat je het webinar opneemt als videobestand. Dan kun je het later terug kijken en zelf zien wat je zou kunnen verbeteren. Je kunt je webinaropname ook via je website en je nieuwsbrief onder de aandacht brengen.
STAP 8: Follow up
Stuur na je presentatie een mail aan de deelnemers en bedankt ze voor deelname. Als je een speciaal aanbod hebt gedaan in het webinar, kun je dat nog een keer in de mail herhalen. Stuur ook een mail aan de niet-deelnemers; je kunt ze de presentatie en/of de video opname aanbieden.
Expert Tip
De beste manier om ervaring te krijgen in het geven van webinars is door het vaker te doen. Zorg de eerste keer dat je een host hebt die je helpt met de techniek. Oefening baart tenslotte kunst en zo leer je het stapsgewijs. Webinars zijn een perfecte manier om informatie te delen en je zult zien dat je gaandeweg je eigen persoonlijke stijl van een webinar ontwikkelt.
Heb je interesse in het geven van webinars, maar vind je het eng? Weet je niet welke software voor jou het meest geschikt is? Boek dan mijn Bootcamp: In 8 stappen een succesvol webinar organiseren. Op deze dag gaan we samen aan de slag met de webinar software. Je maakt je eigen account aan. Je ontvangt handige templates zoals de planning, een checklist, het draaiboek en tips voor een goede follow up.
Deze blog is ook gepubliceerd op mkbservicedesk.nl
