Administratieve chaos is te vergelijken met de kofferbak van jouw auto.
Maar dan wel als je op vakantie gaat.
Met moeite prop je de laatste tas naar binnen om snel de klep dicht te gooien.
En maar hopen dat je arm er niet nog half tussen geklemd zit of dat er iets uitvalt.
Waar zit jouw administratie verstopt? Heb jij ook een kast…
vol halfgevulde ordners, dossiermapjes, insteekhoezen en lossen papieren?
die je ooit nog een keer gaat opruimen?
die je eigenlijk liever niet wilt openen?
waarvan je inmiddels geen flauw idee meer hebt wat er in zit?
die alsmaar voller wordt?
die eigenlijk alleen maar wordt gebruikt om de chaos niet te hoeven zien?
Administratieve chaos.
Iedereen kent het. Niemand roept het op een feestje.
Daarom roep ik er nu iets over. 7 feiten. 7 akelige feiten die je eigenlijk niet wilt horen. 7 feiten die jou wel gaan helpen!
1. Administratieve chaos lost zich vanzelf op.
Niet dus. Documenten liggen door elkaar. Ze hebben geen pootjes. Ze lopen niet naar elkaar toe. Het is een illusie om te denken dat dit zichzelf opruimt. De chaos kan alleen groter worden.
2. Iemand anders kan de chaos voor jou opruimen
In de praktijk wel, in theorie niet. Je zult echt zelf aan de bak moeten. Voor het aanbrengen van structuur heb je iemand nodig. Iemand die met jou meedenkt over een systeem dat bij jou past. Zodat jij de administratie daarna kunt bijhouden.
3. Chaos heb je in een paar uurtjes weggewerkt
Het heeft je jaren gekost om er een bende van te maken. Natuurlijk kun je een container neerzetten en alles weggooien. Dan is de papieren chaos weg. Maar relevante documenten ook.
4. Als je alles op één hoop gooit, kun je pas gaan opruimen
Nooit doen. Zelfs in de chaos zit structuur. Misschien is alles op jaren ingedeeld of op onderwerp. Als je alles op één hoop gooit, ben je ook deze structuur kwijt. Hoe gek het ook klinkt: zorg dat je overzicht over de chaos houdt.
5. Er is alleen administratie chaos, verder is alles op orde
Dit kan niet. Als je administratie een chaos is, dan kun je geen goed onderbouwde beslissingen nemen. Dit zorgt voor chaos in je hoofd. Dit maakt het lastig, zo niet onmogelijk om op andere gebieden wel geordend te zijn.
6. Chaos heeft geen invloed op je bedrijf
O nee? Wat gebeurt er als jij klanten niet terugbelt, als je verkeerde facturen stuurt, als je hen te laat antwoord, als je verkeerde documenten stuurt… ? Niet alleen jouw imago leidt eronder. Ook je portemonnee als klanten niet meer terugkomen.
7. Administratieve chaos speelt alleen in het hier en nu
Je doet jezelf tekort door te denken dat chaos alleen op het heden effect heeft. Zonder een goed overzicht kun jij geen koers uitzetten voor jouw bedrijf, voor je gezin, voor jezelf. Onbedoeld geef je jouw toekomst uit handen.
Zonder overzicht ben je als een stuurloos schip. Ik hoop voor jou dat je niet op ramkoers ligt. Onderneem actie. Nu het nog kan.
Gastblog van Sandra Schouwenaars
Deze blog is ook op structuurwijzer.nl gepubliceerd.
